Dokumentenverwaltung mit CANON Dokumentenscanner und UNITRADE® DMS
Rechnungen und Lieferscheine quer durch verschiedene Abteilungen zu senden, gehört im Spies Bauzentrum seit Kurzem der Vergangenheit an. Mit der Digitalisierung der Belege beschleunigtder Baustoffhandel aus Geseke heute die Dokumentenorganisation. Das gelingt mit einerausgeklügelten Einzelplatzlösung, die Papierarchivierung obsolet macht. Im Mittelpunkt des kürzlichinstallierten Konzepts stehen ein Scanner von Canon und das UNITRADE® DMS von SE PADERSOFT.
Bauzentrum Spies setzt Dokumentenmanagement neu auf
Das Leistungsspektrum des Unternehmens Spies mit Sitz im nordrhein-westfälischen Geseke fußt auf den Schwerpunkten Bauelemente, Hochbau und Spedition. Diese setzen sich ausweiteren Einzeldisziplinen zusammen, z. B. Fachberatung, Verkauf und Montage von Toren,Türen und Fenstern sowie Produkte in den Bereichen Dach, Fliese, Innenausbau. DieFragestellungen der Digitalisierung haben sich mit der Entwicklung zu komplexer werden den Vorgängen und dem sich inzwischen etablierten Arbeitsmodell Homeoffice verfestigt. Auch in Sachen Archivierung wollten die Verantwortlichen die nächste Stufe der Modernisierungerreichen. So beschreibt Prokurist Ulrich Westermann die Intention, sich mit einer neuen Lösung für das Dokumentenmanagement zu befassen.
Laden Sie hier den kompletten Referenzbericht herunter.
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Beschleunigter Workflow
Das Team Canon-Scanner und UNITRADE® DMS ist mittlerweile seit einigen Monaten bei Spies im Einsatz. Dass sich die Anschaffung gelohnt hat, ist Westermann zufolge bereits deutlich spürbar: „Der Aufwand für den Workflow hat sich stark verringert, die Dokumentensuche ist einfacher und schneller geworden und es herrscht nicht zuletzt mehr Ordnung in der Belegverwaltung.“
Das Feedback fällt insgesamt positiv aus: „Die Lösung ist sehr einfach zu handhaben, auch, weil keine Einstellungen notwendig sind“, fasst Westermann zusammen. „Wir legen die Dokumente ein, aktivieren mit einem Knopfdruck den Scanvorgang, starten UNITRADE® und widmen uns anschließend anderen Aufgaben.“
UNITRADE® ist ein zertifiziertes Software-System:
Module der voll integrierten UNITRADE® ERP-Suite:
„Nach der digitalen Erfassungbrauchen wir uns nicht mehr um den Dokumenten-Workflow zu kümmern. Das erledigen der Canon-Scanner und das UNITRADE® DMS im Team.“
Ulrich Westermann - Prokurist
Spies i & m Bauzentrum
