Automatisierung von Geschäftsprozessen mit UNITRADE® WORKFLOW

Im Workflow-Designer werden die einzelnen Teilaufgaben eines jeweiligen Prozesses definiert. Es wird festgelegt, welche Person oder welches Team bei den einzelnen Prozess-Schritten zuständig ist bzw. wer an den unterschiedlichen Stellen eine Freigabe erteilen müssen. Das Workflow-Modul bietet viele Vorteile, darunter die Automatisierung von Routineaufgaben, die Verbesserung der Prozesseffizienz, die Reduzierung von Fehlern und Engpässen sowie die bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz von Arbeitsabläufen. Das Modul unterstützt im Projektmanagement, der Auftragsabwicklung, im Kundenservice, im Personalwesen und in vielen anderen Bereichen, in denen strukturierte Abläufe und Prozesse existieren.

Klassisches Anwendungsbeispiel für einen Workflow

Ein häufiges Beispiel für einen sinnvollen Workflow stammt beispielsweise aus dem Bereich der Kostenrechnungsprüfung. Hierbei wird bei Eingang einer Kostenrechnung (z. B. für Bürobedarf oder Handwerker-Dienstleistungen), die zunächst unabhängig von den Eingangsrechnungen der Warenwirtschaft ist, ein Workflow angestoßen. Bei diesem Prozess wird definiert, welche Arbeitsschritte nach Eingang der Kostenrechnung vorzunehmen sind: Weiterleitung der Kostenrechnung an die zuständigen Abteilungsleiter, dann entweder Freigabe/Weitergabe an die Verwaltung oder aber bei Abweichung keine Freigabe und Rückgabe zur erneuten Prüfung.

In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt entscheidet vor allem eines über den Erfolg: die Geschwindigkeit und Qualität Ihrer Prozesse. Genau hier entfaltet die Kombination aus dem UNITRADE® Workflow Modul und dem DMS Modul ihr volles Potenzial.

Im Dokumentenmanagementsystem sorgen Sie für die strukturierte, revisionssichere Archivierung Ihrer Belege – doch erst im Zusammenspiel mit dem Workflow Modul wird daraus ein effizienzsteigernder Prozessmotor: Im DMS archivierte Dokumente sind nicht nur ab - gelegt – sie werden aktiv. Jeder Beleg kann unmittelbar als Auslöser für einen definierten Workflow dienen.

Wird eine Kostenrechnung im DMS archiviert, können Sie daraus direkt den entsprechenden Kostenrechnungsprozess starten. Der Beleg wird im System geprüft, weitergeleitet und von den zuständigen Teams verarbeitet – schnell, transparent und fehlerfrei.

In der modernen Unternehmenswelt zählt nicht nur die Digitalisierung – sondern die Intelligenz dahinter. Mit der Kombination aus dem UNITRADE® Workflow Modul, dem DMS Modul und integrierter KI heben Sie Ihre Prozesse auf ein völlig neues Niveau.

Das DMS archiviert Ihre Dokumente strukturiert und revisionssicher. Das Workflow Modul automatisiert Ihre Abläufe. Doch die eigentliche Innovation entsteht durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz: Sie müssen nicht mehr manuell entscheiden, um welche Dokumentenart es sich handelt oder welcher Prozess gestartet werden soll. Die KI analysiert eingehende Dokumente automatisch, erkennt deren Inhalt und klassifiziert sie selbstständig.

Eine eingehende Rechnung wird im DMS archiviert. Die KI erkennt eigenständig, dass es sich um eine Kostenrechnung handelt – und stößt sofort den passenden Kostenrechnungs-Workflow an. Ganz ohne manuelle Zuordnung.